Isi surat adalah bagian surat yang digunakan untuk
menyatakan berita atau sesuatu yang ingin dinyatakan dalam surat tersebut.
Bagian isi surat pada surat resmi, biasanya, berisi atau terdiri atas paragraf
isi dan paragraf penutup. Namun, pembagian ini tidak bersifat mutlak. Pengirim
surat dapat menggabungkan satu bagian dengan bagian yang lain sehingga menjadi
sebuah wacana yang dapat dipahami isinya.
1) Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka adalah bagian surat yang berfungsi
sebagai pengantar pembaca kepada inti pokok surat. Dengan kata lain, paragraf
pembuka berguna sebagai penuntun jalan pikiran pembaca kepada masalah yang akan
dibicarakan dalam uraian inti surat.
Berikut ini adalah beberapa contoh kalimat awal pada
paragraf pembuka dengan berbagai variasi surat:
· Untuk
surat pertama memakai:
Kami beritahukan kepada Saudara bahwa....
Dengan surat ini, kami sampaikan kepada
Saudara bahwa
Dengan gembira, kami kabarkan bahwa ....
Sesuai dengan pembicaraan kita seminggu yang
lalu,....
Dengan ini, kami kabarkan bahwa ....
Bersama surat ini, kami kirimkan kepada
Saudara ....
Sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan ....
· Untuk
surat susulan dapat memakai:
Menunjuk surat kami tanggal....
Sehubungan dengan surat kami tanggal ....
Menyusul surat kami tanggal ....
Mengulangi surat kami tanggal ....
· Untuk
balasan surat sering digunakan:
Membalas surat saudara tanggal ....
Sehubungan dengan surat saudara tanggal ....
Memenuhi permintaan Saudara ....
Menunjuk surat Saudara tanggal....
Surat Saudara tertanggal .... nomor ...
· Untuk
menunjuk sesuatu yang menjadi dasar menyusun surat, dipergunakan kalimat
pembuka:
Sehubungan dengan surat dari Kopertis Wilayah
IV tertanggal 10 Juni 2000, nomor 65/V/2005, dengan ini, kami meminta kesediaan
Bapak/Ibu untuk ....
-
Dengan senang hati,
kami daftar catatan harga ...
-
Pada hari ini, kami
menerima pesanan dari Alfin ...
-
Dengan ini, kami
minta dikirimkan ...
· Untuk
menyatakan tujuan yang akan dilaksanakan dapat dipergunakan kalimat pembuka:
Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan
Nasional 2 Mei 2006, Universitas Galuh Ciamis akan mengadakan serangkaian acara
yaitu ....
2) Isi Surat Sesungguhnya
Bagian surat ini memuat sesuatu yang akan disampaikan,
diberitakan, dinyatakan, atau dimintakan kepada penerima surat. Untuk menyusun
isi surat dengan baik, hendaknya, diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a.
a tetapkan terlebih
dahulu bentuk surat yang akan ditulis;
b.
tentukan maksud atau
tujuan surat tersebut;
c.
urutkan terlebih
dahulu maksud surat tersebut secara sistematis dan logis;
d.
tuliskan setiap isi
dalam satu paragraf;
e.
hindari penggunaan
istilah dan akronim yang belum lazim;
f.
tulislah surat
tersebut dengan EYD yang tepat;
g.
gunakan bahasa yang
baik dan benar;
h.
hindarkan penggunaan
kalimat yang berbelit-belit, sebaiknya, digunakan kalimat-kalimat yang efektif.
3) Paragraf Penutup
Paragraf penutup berfungsi untuk menutup isi surat. Dapat
pula dikatakan bahwa paragraf penutup ini dianggap sebagai kunci isi surat atau
penegasan isi surat. Paragraf penutup berisi harapan dan ucapan terima kasih
kepada penerima surat. Perhatikan contoh paragraf berikut ini:
a.
Atas bantuan saudara,
kami ucapkan terima kasih.
b.
Harapan kami,
mudah-mudahan kerja sama kita yang baik ini dapat ditingkatkan terus.
c.
Atas perhatian dan
kesediaan Bapak, kami ucapkan terima kasih.
4) Salam Penutup
Salam penutup sebuah surat dapat digunakan untuk
menunjukkan rasa hormat dan rasa keakraban pengirim surat kepada penerima surat.
Namun, perlu diingat, untuk surat-surat resmi yang bersifat formal atau
penting, tidak perlu menggunakan salam penutup. Surat diakhiri dengan
menuliskan jabatan pengirim surat atau orang yang menandatangani surat
tersebut. Perhatikan beberapa contoh salam penutup berikut ini:
a.
Hormat kami;
b.
Salam kami;
c.
Wasalam; dan
d.
Hormat saya.
5) Tanda Tangan, Nama, dan Jabatan
Penulis/Pengirim Surat
Sebuah surat dianggap sah jika telah ditandatangani oleh
pejabat atau orang yang berwenang atas penulisan surat tersebut. Surat yang
belum ditandatangani oleh orang yang berwenang, belum dianggap sah atau bahkan
dianggap tidak sah. Dalam kenyataan di lapangan, tidak semua surat dapat
diselesaikan oleh kepala atau pemimpin instansi perusahaan yang bersangkutan.
Hal ini disebabkan oleh banyaknya tugas yang harus
ditangani oleh pemimpin tersebut. Oleh karena itu, untuk beberapa surat,
penandatanganan dapat dilimpahkan kepada pejabat di bawah pimpinan atau orang
yang ditunjuk oleh pemimpin, sesuai dengan tata kerja yang berlaku pada yang
bersangkutan.
Berikut ini, beberapa contoh penandatanganan surat oleh
pejabat yang berwenang dalam hal itu:
• Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh pemimpin unit
utama.
Contoh:
Rektor,
ttd,
Prof. Dr.
Sunaryo Kartadinata, M.Pd.
NIP 130514766
Sumber:
www.upi.net
• Surat yang dibuat dan ditandatangi oleh pemimpin unit
utama atas nama menteri.
Contoh:
a.n. Menteri
Pendidikan Nasional
Sekretaris
Jenderal,
ttd,
Drs. Bambang
Sudibyo, M.Pd.
NIP 130813772
Sumber:
www.pmptk.net
Penandatanganan surat pada contoh di atas tanpa harus
meminta persetujuan menteri terlebih dahulu.
• Surat yang dibuat
atas nama menteri, namun ditandatangani oleh sekertaris jenderal setelah
mendapat persetujuan menteri.
Contoh:
Menteri
Pendidikan Nasional
a.n.b.
Sekretaris
Jenderal,
ttd,
Drs. Bambang
Sudibyo, M.Pd.
NIP 130813772
Sumber:
www.pmptk.net
Penandatanganan surat dengan a.n.b. dianggap lebih kuat
dibandingkan penandatanganan dengan a.n.
• Surat yang dibuat oleh pejabat eselon II setelah
mendapat mandat dari pemimpin utama, tetapi penandatanganannya didelegasikan
kepada pejabat eselon III.
Contoh:
a.n. Direktur
Jenderal Pendidikan Atas
Sekretaris
Direktorat Jenderal,
u.b.
Kepala Bagian
Kepegawaian
ttd,
Anandy Wati
NIP 060071666
Sumber:
www.perbendaharaan.go.id
Misalkan disurat pribadi ada bagian bagiannya gk?
ReplyDelete